Handmatige, repetitieve taken kosten waardevolle tijd van je medewerkers en zorgen voor hogere operationele kosten. Denk aan het verwerken van facturen, doorzetten van bestellingen, controleren van voorraden of het beantwoorden van vragen van klanten. Dit soort processen vormen vaak knelpunten in de dagelijkse operaties van je bedrijf.
AI agents bieden een nieuwe aanpak voor automatisering: in plaats van vaste regels te programmeren voor elke situatie, begrijpen deze intelligente systemen contextuele input uit e-mails, documenten en databases en nemen autonoom beslissingen. Volgens McKinsey kan het integreren van AI in je bedrijfsvoering leiden tot een besparing van 20-30% op voorraadkosten en 5-20% op logistieke uitgaven. Tegelijkertijd komt er ruimte vrij voor je medewerkers om zich te richten op meer strategisch werk.
Snel naar:
Van vaste regels naar intelligente AI agents
Tot nu toe draaide automatisering vooral om vaste regels of RPA-tools met een “als-dit-dan-dat” structuur. Dit is effectief voor eenvoudige, gestructureerde taken, maar niet genoeg voor meer complexe of genuanceerde processen. AI agents leren en passen zich aan, waardoor automatisering verandert van statische processen naar intelligente, flexibele oplossingen die zich blijven ontwikkelen.
Deze technologische vooruitgang maakt het mogelijk op bedrijfsprocessen stap voor stap te transformeren. Zelfs kleine verbeteringen in bestaande workflows kunnen een basis leggen voor systemen die steeds autonomer te werk gaan.
Transformatie van documentverwerkingsprocessen
Volution Group, een Britse fabrikant van ventilatieproducten, kampte met een bekend operationeel probleem: het verwerken van retourzendingen en terugbetalingen vereiste veel handmatig werk. Medewerkers moesten e-mails lezen, nota’s analyseren en handmatig gegevens invoeren in hun ERP-systeem. Elk van deze stappen kostte veel tijd en menselijke aandacht. Daarom vroeg Volution Group zich af of deze taken (deels) geautomatiseerd konden worden met AI.
Om hen te helpen, stelde Squadra Machine Learning Company een modulaire oplossingen voor, opgebouwd uit AI agents, elk verantwoordelijk voor een specifiek onderdeel van het proces. Deze architectuur bood flexibiliteit, schaalbaarheid en minimale handmatige tussenkomst.
- De eerste agent, gekoppeld aan Outlook, haalt nieuwe e-mails met debet informatie op.
- Een andere agent analyseert bijlagen, zoals PDF’s of afbeeldingen, en haalt zowel gestructureerde als ongestructureerde gegevens uit deze bronnen.
- De laatste agent controleert de data en stuurt de juiste informatie door naar het ERP-systeem.
- Een plannings-agent werd boven dit proces geplaatst om ervoor te zorgen dat de hele keten van agents dagelijks en zelfstandig draaide.
Hoewel het geen volledig autonoom AI-systeem is, functioneert het als een zeer efficiënte, AI-ondersteunde workflow, met minimale input van medewerkers na implementatie. Als resultaat realiseerde Volution Group een besparing van 35% op loonkosten, waarmee de directe financiële voordelen van AI-gedreven procesoptimialisatie duidelijk worden.
Deze aanpak laat zien hoe AI agents stap voor stap kunnen worden geïntegreerd in bedrijfsprocessen. Elke stap in deze AI-versterkte workflow kan worden overgenomen door AI agents, zonder dat er ingrijpende veranderingen nodig zijn. Dit is een praktisch voorbeeld van hoe bedrijven AI kunnen inzetten zonder hun volledige IT-systeem om te gooien.
Bovendien legt deze opzet de basis voor volledige autonomie. Met slechts een paar aanpassingen, zoals het zelf kiezen van databronnen of het ondersteunen van meer bestandsformaten, kan de huidige workflow eenvoudig doorgroeien naar een volledig autonoom AI-agentsysteem.
Dit voorbeeld laat zien hoe je kan starten met praktische automatisering en geleidelijk kan doorgroeien naar intelligente, zelfsturende processen die je organisatie stap voor stap transformeren.
De voordelen van AI agents voor bedrijven
Het inzetten van AI agents levert direct waarde en voordelen op meerdere vlakken voor je organisatie:
- Hogere productiviteit: Door routinetaken te automatiseren kunnen je teams zich richten op werk dat creativiteit en strategisch denken vereist.
- Kostenbesparing: Minder handmatig werk leidt direct tot lagere kosten en beter rendement.
- Snellere verwerking: AI agents kunnen continu doorwerken, waardoor real-time workflows mogelijk worden.
- Altijd nauwkeurig: AI agents leveren 24/7 consistente prestaties, minimaliseren fouten en kennen geen vermoeidheid.
- Schaalbaarheid en flexibiliteit:De capaciteit van AI agents is vrijwel direct uit te breiden, waardoor je snel kan inspelen op veranderende marktomstandigheden.
Handmatige taken blijven vaak bestaan omdat “het altijd zo is gedaan”. Het kan lastig zijn om los te komen van dagelijkse routines en kritisch te kijken waar automatisering nu echt een verschil kan maken. Volution Group deed dit. Door een repetitief proces rondom debet nota’s (deels) te automatiseren met AI agents, bespaarden ze niet alleen tijd, maar verbeterde ze ook hun snelheid en betrouwbaarheid.
Dit voorbeeld benadrukt een belangrijk punt: AI moet geen doel op zich zijn. Bedrijven die bewust kijken naar waar automatisering echt waarde toevoegt, zijn degenen die het meeste profijt zullen hebben. Het project van Volution Group laat zien dat zelfs gedeeltelijke automatisering direct meetbare resultaten kan opleveren.
Intelligente agents voor bedrijfsgroei
Maakt jouw organisatie nog gebruik van spreadsheets en handmatige processen? Dan is dit het moment om te ontdekken hoe AI agents je slimmer kunnen laten werken.
De technische drempel om met deze technologie aan de slag te gaan wordt steeds lager. Zelfs kleinschalige implementaties kunnen handmatig werk drastisch verminderen en een basis leggen voor steeds autonomere processen.
Uiteindelijk zal een AI agents alleen nog globale richtlijnen nodig hebben, geen stap-voor-stap instructies meer. Organisaties die investeren in een duidelijke datastructuur, feedbackloops en modulaire AI-tools, kunnen met minimale hinder doorgroeien naar volledig autonome systemen.
Klaar om tijdrovende taken te automatiseren met AI agents? Neem contact op om te ontdekken hoe intelligente AI agents jouw organisatie kan helpen om handmatig werk te verminderen, kosten te verlagen en sneller op te schalen.
